Die Betriebsprüfung ist ein Thema, welches viele zum Schwitzen bringen, denn bei falschen Angaben drohen teilweise erhebliche Nachforderungen oder sogar Strafen für Ihr Unternehmen. Bei den angesetzten Betriebsprüfungen des Finanzamts ist unter anderem auch eine GPLB-Prüfung integriert. Hierbei handelt es sich um die Kontrolle aller lohnabhängigen Angaben und Beiträge wie z.B. die Sozialversicherungsbeiträge. Wichtig ist hierbei eine lückenlose und saubere Dokumentation Ihrer Daten, auf dessen Basis Ihre Abrechnungen erstellt wurden.

Nutzen Sie daher ein digitales Workforce Management System. Dies ist für Ihre Dokumentation und Nachweispflicht von essenzieller Bedeutung. Eine optimale Lösung bietet Ihnen die ZEUS^® Lösung von ISGUS. Ihre Mitarbeiter nutzen damit die digitale Zeiterfassung ZEUS^® und erfassen hiermit nicht nur die Arbeitszeit minutengenau, sondern auch z.B. abrechnungsrelevante Ereignisse wie Dienstreisen und Homeoffice Zeiten. Insbesondere die Homeoffice Zeiten spielen bei der Abrechnung der geltenden Homeoffice Pauschale eine wichtige Rolle in der Nachweispflicht. Alle erfassten Arbeitszeitbuchungen werden dokumentiert und dienen in erster Linie als Basis für Ihre am Monatsende erstellten Gehaltsabrechnungen. Sie können darüber hinaus auch die relevanten Informationen für die Zahlungen von Schicht- und Wochenendzuschlägen ermitteln.

Eine besonders gern genutzte Erweiterung der ZEUS^® Zeiterfassung ist die Reisekostenabrechnung. Über diesen Workflow können Ihre Mitarbeiter geplante Dienstreisen beantragen und genehmigen lassen. Im Anschluss werden die angefallenen Belege erfasst und nach einem definierten Genehmigungsprozess für die Abrechnung freigegeben. Ebenso werden die Reisekostenzuschläge automatisch ermittelt und für die nächste Gehaltsabrechnung vorbereitet. Der gesamte Prozess wird dadurch für alle Beteiligten transparent und kann auch im Nachgang bei einer Prüfung eindeutig nachvollzogen werden.

Sie können jederzeit alle Informationen mit einem Klick in Ihr Lohnprogramm übertragen. Dafür stellt Ihnen ISGUS zahlreiche Schnittstellen zur Verfügung. Mit der ZEUS^® Zeiterfassung können Sie ebenso die geleisteten Überstunden Ihrer Mitarbeiter auswerten. Im Rahmen der Dokumentationspflicht ist die Frage der Datenverfügbarkeit immer wieder Thema. Hierzu können wir Sie beruhigen, alle Informationen stehen Ihnen zeitlich unbegrenzt zur Verfügung. Bei Prüfungen oder Rückfragen können auf alle erfassten Daten zugegriffen werden. Sollte ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen oder Ihre Compliance Vorgaben dies fordern, kann auch eine DSGVO konforme Löschung und Dokumentation dieses Vorgangs der personenbezogenen Daten erfolgen.