Schneller, höher, weiter! Es liegt wohl in der Natur des Menschen, immer zu neuen Ufern aufzubrechen und nach Höherem zu streben. Im Zeitraffer hat sich die Digitalisierung durchgesetzt und längst die Grenzen des menschlich Machbaren überholt. Was vor wenigen Jahren noch Zukunftsmusik war, ist heute Realität. Intelligente Softwarelösungen übernehmen heute komplexe Aufgaben und fungieren als Schaltzentrale im agilen Projektmanagement. Für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen sind Workforce Management Systeme der Dreh-und Angelpunkt, um Arbeitsprozesse, Personaleinsatz und Datentransfer optimal zu organisieren. Der Aufwand für Personaler wird dadurch verschwindend gering, während die Effizienz steigt. Einsparungen in der Administration und Planung bis zu 80% sind heute möglich. Automatisierte Prozesse sind der Erfolgsgarant, aber auch der Faktor Mensch darf bei der Implementierung eines Workforce Management Systems nicht außer Acht gelassen werden.
Faktor Mensch
Auch wenn die künstliche Intelligenz uns einzuholen scheint, so sind es immer noch die Menschen, die wichtige Entscheidungen treffen und die Fäden in der Hand halten. Jedes Unternehmen und jede Einrichtung haben ihre eigenen Strukturen und Arbeitsabläufe und sind von Menschenhand gemacht. Betriebliche oder tarifliche Regelungen und der Personaleinsatz sind nur teilweise vergleichbar und weichen je nach Größe und Branche voneinander ab. Ein System wie das ZEUS® Workforce Management benötigt bestimmte Parameter, um individuelle Anpassungen vornehmen zu können und das Projekt optimal umzusetzen. Vor jedem Projektstart lohnt es sich, einzelne Arbeitsgänge und Schnittstellen zu beschreiben und zu dokumentieren. Je eindeutiger die Abläufe intern geregelt sind, um so schneller und einfacher lässt sich das System implementieren. Schließlich ist später die gesamte Organisation involviert und sollte bereits ab der ersten Stunde, ab Projektstart, mit einbezogen werden.
Die Kunst der Prozessoptimierung
Workforce Management ist die hohe Kunst der Prozessoptimierung. Standard und individuelle Prozesse aus unterschiedlichen Bereichen gleichermaßen abzubilden, Daten zu transferieren und effizient zu steuern – darin steckt eine Menge Know-how und Intelligenz. Dabei ist jeder Bereich gut durchdacht. Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personaleinsatz und Betriebsdatenerfassung greifen somit perfekt ineinander und garantieren einen durchgängigen Workflow. Standardisierte Prozesse sind in den Software-Modulen von ISGUS hinterlegt und können mühelos Daten von einem Modul zum anderen übertragen. Unzählige Daten werden so zeitgleich verarbeitet und ausgespielt. Arbeitszeiten, Beschäftigungsgruppen oder Tarife, Urlaubstage und Gleitzeiten sind zu jeder Zeit griffbereit und werden automatisiert in die Programme der Lohn- und Gehaltsabrechnungen eingespielt. Moderne Zeiterfassungssysteme, wie zum Beispiel ZEUS® mobile, sind weitere Stützen in der Prozess-Landschaft. Mobile Arbeitszeiterfassung, von jedem Ort und von jedem Gerät, spart nicht nur Zeit, sondern macht das System darüber hinaus äußerst effizient. Gleichermaßen wertvoll sind die automatisierten Abläufe der ZEUS® Personaleinsatzplanung. Sie schaffen es, in Sekundenschnelle komplexe Einflussfaktoren zu begreifen und auf unterschiedliche Kanäle zu übertragen. Kurzfristige Planänderungen sind innerhalb von Minuten möglich.
Digitaler Fortschritt spart Zeit und Kosten
Immer verflochtener wird die IT-Landschaft eines Workforce Management Systems. Die Fortschritte der Digitalisierung sind enorm und stecken in jeder Softwarelösung von ISGUS. Technisch immer am Ball, liefert ein solches System mittlerweile unglaubliche Ergebnisse. Unternehmen, die ein Workflow Management System heute einsetzen, können bis zu 60% ihrer Kosten einsparen. Durch die digitale Unterstützung und Optimierung der Prozesse ist die Anzahl an Überstunden auf durchschnittlich 25% gesunken, während die Einsparquote des administrativen Aufwands bei 80% liegt.
